Para garantir a continuidade das atividades profissionais, a empresa ou o empregador pode vir a acessar as mensagens (e-mails, por exemplo) de um funcionário durante a sua ausência.
Como o empregador pode consultar ou usar as mensagens do e-mail profissional de um empregado em caso de ausência prolongada ou de saída?
O empregador deve definir condições para a consulta e uso de e-mails nos casos de ausência do empregado. Essas regras devem ser conhecidas pelos empregados, podendo ser incluídas, por exemplo, na política de uso de recursos de informática da empresa. Assim, com as regras do jogo definidas de maneira prévia e transparente evita-se o risco de litígios futuros.
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O empregado pode consultar todas as mensagens enviadas ou recebidas por um empregado ausente?
Os Tribunais consideram que o e-mail é uma ferramenta de trabalho. Assim, todas as mensagens recebidas ou enviadas estão à disposição do empregador, já que, em princípio, possuem natureza profissional.
Logo, o empregador pode consultar. No entanto, se a mensagem está claramente identificada como pessoal, por exemplo na descrição do assunto do e-mail, o empregador não poderá acessá-la em respeito ao direito de sigilo das correspondências.
O empregado pode, em determinados casos, acessar as mensagens classificadas como pessoais?
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Em princípio, o empregador deve respeitar o sigilo das correspondências privadas dos seus empregados. Contudo, existem certos limites dentro da esfera profissional. É possível que o sigilo seja quebrado por decisão judicial em casos de investigações criminais ou de processos judiciais.
Com a saída do empregado da empresa, como proceder?
As modalidades de encerramento de conta de usuário do empregado devem ser reguladas na política de uso de recursos de informática da empresa. O empregador deve informar ao empregado a data de encerramento da sua conta, com o intuito de permitir que ele esvazie sua caixa de correio. Em seguida, o endereço eletrônico pessoal do empregado deve ser excluído pelo empregador.
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O que fazer em caso de desacordo?
O acordo entre as partes, empregado e empregador, é o princípio norteador dessa relação. No entanto, se a relação de confiança é quebrada, o litígio poderá ser levado ao judiciário para que julgue se houve ou não violação à privacidade do empregado.
Em conclusão, este texto procura tratar se uma empresa pode ler e-mails de um funcionário e o que o colaborador deve fazer nestas situações. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.