O empregador pode instalar dispositivos de escuta e de gravação pontual de chamadas telefônicas para treinamento ou avaliação de seus empregados, bem como para melhorar a qualidade do serviço prestado. Veremos, portanto, como que a LGPD prevê o monitoramento de funcionários.
Em casos excepcionais, é possível, inclusive, o uso desses dispositivos de áudio para provar a celebração de um contrato ou a conclusão de uma transação.
Contudo, essa coleta e processamento de dados está restrita as informações necessárias ao fim perseguido (dados de identificação do empregado e do avaliador, informações técnicas relacionadas à chamada, avaliação profissional do empregado, etc.), sendo permitida a elaboração de relatórios com os mesmos fins.
Limites à escuta e à gravação de chamadas
O empregador deve escolher o meio menos invasivo à privacidade do empregado e proporcional ao seu objetivo. Logo, a escolha pela instalação e uso desses dispositivos está limitada a ausência de outro meio eficaz.
Ademais, não é permitido ao empregador instalar um dispositivo de escuta ou gravação telefônica de maneira permanente ou sistemática, salvo previsão legal.
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Garantias à privacidade
O empregador deve fornecer aos seus empregados e representantes linhas telefônicas não conectadas ao dispositivo de monitoramento de áudio ou uma forma que permita ao empregado impedir a escuta ou gravação para realização de chamadas pessoais.
O acesso às informações coletadas deve ser limitado às áreas envolvidas com o fim perseguido. Assim, deve-se conceder acesso apenas pessoas habilitadas e autorizadas.
A adoção de medidas de segurança no tratamento desses dados pessoais também é obrigatória. Dentre elas, é imperativo o estabelecimento de autorizações de acesso aos registros com rastreabilidade das ações executadas.
Salvo previsão específica, o prazo máximo de conservação das gravações é de 6 meses. Quanto aos documentos e relatórios gerados a partir dos dados coletados, o prazo de conservação é de até um ano.
Direito à informação
Os órgãos de classe devem ser informados e consultados do desejo do empregador de instalar dispositivos de escuta e gravação de chamadas na empresa.
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Já os empregados e os interlocutores dessa relação – por exemplo, os clientes – tem o direito de saber sobre a existência do dispositivo; o responsável pelo tratamento dos dados; o objetivo; a base jurídica do dispositivo – obrigação legal ou interesse legítimo do empregador; os seus destinatários; o prazo de conservação; o direito de oposição, se presentes motivos legítimos; o direito de acesso e de retificação; e, a possibilidade de peticionar uma reclamação à ANPD;
Ademais, os empregados devem ser informados dos prováveis períodos em que serão ouvidas ou registradas as suas ligações.
Especificamente quanto a comunicação dos interlocutores, a informação sobre a escuta e a gravação deve ser realizada em duas etapas. Primeiro, deve-se comunicar, logo no início da ligação, sobre a existência de dispositivo de escuta e gravação da ligação; o motivo desse monitoramento do áudio; e, a possibilidade de oposição. Em seguida, deve-se informar o local em que é possível obter informações exaustivas sobre o assunto.
Formalidades
Caso o empregador tenha nomeado um encarregado de proteção de dados (data protection officer – DPO), ele deve estar associado à implementação deste sistema de escuta e gravação de chamadas.
Por fim, o empregador deve registrar esse dispositivo no registro de atividades de tratamento de dados pessoais.
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(As orientações acima têm como base o Regulamento Europeu, tendo em vista que a lei europeia foi fonte de inspiração para a Lei Geral de Proteção de Dados. E, quanto ao tema, a LGPD não estabelece os parâmetros nem a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) não editou o regulamento nacional)
Em conclusão, este texto procura tratar se é possível que as empresas façam o monitoramento de seus empregados sob a ótica da LGPD. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.
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