A empresa e o sindicato podem firmar um acordo com o objetivo de autorizar a divulgação de publicações e de panfletos de natureza sindical seja em um site sindical criado na intranet da empresa ou por meio do e-mail da empresa. Neste último caso, essa divulgação deve ser compatível com os requisitos do bom funcionamento da rede da empresa e não pode atrapalhar o cumprimento do trabalho.
O acordo empresarial definirá a forma pela qual será disponibilizado e o modo de divulgação, incluindo as condições de acesso para o sindicato e as regras técnicas destinadas a preservar a liberdade de escolha dos empregados para aceitar ou recusar as mensagens via e-mail ou outros dispositivos virtuais.
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Logo, algumas regras e princípios devem ser observados:
– Da necessidade de uma negociação prévia
O acesso das organizações sindicais à intranet e ao e-mail da empresa só pode ser considerado legítimo se sua implementação for resultado de uma negociação.
– Do respeito ao princípio da finalidade
Apesar da possibilidade de disseminação das informações advindas do sindicato por meio eletrônico (e-mail e outras modalidades) ser autorizada por meio de acordo com a empresa, os e-mails dos empregados não podem ser utilizados para outro fim que não seja a disponibilização de publicações e de folhetos de natureza sindical.
– Do respeito aos direitos de informação e de oposição
Os empregados devem ser informados, clara e previamente, desse uso pela organização sindical para poderem expressar seu acordo ou oposição ao envio de qualquer mensagem sindical em seu e-mail profissional.
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Assim, o acordo deve especificar os termos pelos quais os empregados podem se opor ao recebimento de e-mails das organizações sindicais. Ademais, esse direito e os procedimentos para o seu exercício devem ser sistematicamente lembrados em todas mensagem subsequentes para que os empregados possam, a qualquer momento, manifestar sua oposição ao recebimento de mensagens sindicais.
Além disso, é aconselhável indicar no assunto da mensagem eletrônica o caráter sindical abordado, bem como informar aos empregados a origem e a natureza da mensagem.
– Da garantia da confidencialidade das trocas de mensagens com as organizações sindicais
O acordo também deve reiterar a obrigação de confidencialidade pela qual empregadores e organizações sindicais estão vinculados. Inclusive, medidas de segurança devem ser tomadas para garantir a confidencialidade de quaisquer trocas de mensagens eletrônicas entre empregados e organizações sindicais.
A finalidade da confidencialidade é evitar o uso indevido desses dados pelo empregador que não deve ser capaz de exercer controle sobre as listas de divulgação constituídas. Isso porque com base na escolha do empregado de receber ou não a mensagem da organização sindical, provavelmente, será possível verificar a opinião favorável dele a uma determinada organização ou mesmo sua participação em um sindicato.
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Em conclusão, este texto procura tratar sobre o uso da intranet e do e-mail da empresa por sindicatos. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.