Como o empregador pode consultar ou usar as mensagens do e-mail profissional de um empregado em caso de ausência prolongada ou de saída?

O empregador deve definir condições para a consulta e uso de e-mails nos casos de ausência do empregado. Essas regras devem ser conhecidas pelos empregados, podendo ser incluídas, por exemplo, na política de uso de recursos de informática da empresa. Assim, com as regras do jogo definidas de maneira prévia e transparente evita-se o risco de litígios futuros.

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O empregado pode consultar todas as mensagens enviadas ou recebidas por um empregado ausente?

Os Tribunais consideram que o e-mail é uma ferramenta de trabalho. Assim, todas as mensagens recebidas ou enviadas estão à disposição do empregador, já que, em princípio, possuem natureza profissional.

Logo, o empregador pode consultar. No entanto, se a mensagem está claramente identificada como pessoal, por exemplo na descrição do assunto do e-mail, o empregador não poderá acessá-la em respeito ao direito de sigilo das correspondências.

O empregado pode, em determinados casos, acessar as mensagens classificadas como pessoais?

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Em princípio, o empregador deve respeitar o sigilo das correspondências privadas dos seus empregados. Contudo, existem certos limites dentro da esfera profissional. É possível que o sigilo seja quebrado por decisão judicial em casos de investigações criminais ou de processos judiciais.

Com a saída do empregado da empresa, como proceder?

As modalidades de encerramento de conta de usuário do empregado devem ser reguladas na política de uso de recursos de informática da empresa. O empregador deve informar ao empregado a data de encerramento da sua conta, com o intuito de permitir que ele esvazie sua caixa de correio. Em seguida, o endereço eletrônico pessoal do empregado deve ser excluído pelo empregador.

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O que fazer em caso de desacordo?

O acordo entre as partes, empregado e empregador, é o princípio norteador dessa relação. No entanto, se a relação de confiança é quebrada, o litígio poderá ser levado ao judiciário para que julgue se houve ou não violação à privacidade do empregado.

Em conclusão, este texto procura tratar se uma empresa pode ler e-mails de um funcionário e o que o colaborador deve fazer nestas situações. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

É de conhecimento comum que a era digital torna cada vez mais tênue a fronteira entre a esfera privada e profissional do indivíduo. O trabalhador conectado leva seu trabalho para casa, bem como pode levar sua família e seus amigos para o trabalho, por exemplo com o uso de redes sociais.  O BYOD é um exemplo de prática que ilustra esse fenômeno de perda de privacidade. 

Veja também – Blog Solere: O que é o BYOD e quais são as boas práticas?

A CNIL, Autoridade Nacional de Proteção de Dados francesa, na 7ª edição da Carta de IP – inovação e prospecção – intitulada, “Intimidade e vida privada do trabalhador conectado: BYOD, sensores e segurança de dados na empresa digital”, analisa as mudanças da relação de trabalho em andamento. Diante desse novo fenômeno, as empresas estão se adaptando e buscando um equilíbrio entre a segurança e a proteção da vida privada dos trabalhadores. 

Dentre os questionamentos comuns, podemos citar: como essas práticas levam a repensar a segurança? Como gerenciar as necessidades de funcionários móvel, ou seja, de funcionários cujo local de trabalho é onde quer que seja possível acessar a nuvem de armazenamento de dados, ao uso intenso da tecnologia digital? Qual a extensão e a legitimidade do controle que a empresa pode exercer sobre seus empregados no que diz respeito a confidencialidade ou o desempenho? 

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Todos esses questionamentos são muito atuais e fazem parte de um grupo de perguntas prospectivas. De fato, a “intimidade profissional” do trabalhador conectado será analisada através de sensores e de indicadores de desempenho, dentro de um objetivo de otimização de recursos da empresa e de produtividade. E, isso pode levar a um real monitoramento permanente de funcionários, de seu desempenho, de suas ações, mas também do seu bem-estar ou humor. Portanto, se faz necessário construir uma estrutura ética e legal para enfrentar esses novos desafios.

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Em conclusão, este texto procura tratar sobre qual é a privacidade do colaborador que trabalha no regime de BYOD (“Bring your own device”)? Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

O acordo empresarial definirá a forma pela qual será disponibilizado e o modo de divulgação, incluindo as condições de acesso para o sindicato e as regras técnicas destinadas a preservar a liberdade de escolha dos empregados para aceitar ou recusar as mensagens via e-mail ou outros dispositivos virtuais.

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Logo, algumas regras e princípios devem ser observados:

– Da necessidade de uma negociação prévia

O acesso das organizações sindicais à intranet e ao e-mail da empresa só pode ser considerado legítimo se sua implementação for resultado de uma negociação.

– Do respeito ao princípio da finalidade

Apesar da possibilidade de disseminação das informações advindas do sindicato por meio eletrônico (e-mail e outras modalidades) ser autorizada por meio de acordo com a empresa, os e-mails dos empregados não podem ser utilizados para outro fim que não seja a disponibilização de publicações e de folhetos de natureza sindical.

– Do respeito aos direitos de informação e de oposição 

Os empregados devem ser informados, clara e previamente, desse uso pela organização sindical para poderem expressar seu acordo ou oposição ao envio de qualquer mensagem sindical em seu e-mail profissional. 

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Assim, o acordo deve especificar os termos pelos quais os empregados podem se opor ao recebimento de e-mails das organizações sindicais. Ademais, esse direito e os procedimentos para o seu exercício devem ser sistematicamente lembrados em todas mensagem subsequentes para que os empregados possam, a qualquer momento, manifestar sua oposição ao recebimento de mensagens sindicais. 

Além disso, é aconselhável indicar no assunto da mensagem eletrônica o caráter sindical abordado, bem como informar aos empregados a origem e a natureza da mensagem. 

– Da garantia da confidencialidade das trocas de mensagens com as organizações sindicais

O acordo também deve reiterar a obrigação de confidencialidade pela qual empregadores e organizações sindicais estão vinculados. Inclusive, medidas de segurança devem ser tomadas para garantir a confidencialidade de quaisquer trocas de mensagens eletrônicas entre empregados e organizações sindicais. 

A finalidade da confidencialidade é evitar o uso indevido desses dados pelo empregador que não deve ser capaz de exercer controle sobre as listas de divulgação constituídas. Isso porque com base na escolha do empregado de receber ou não a mensagem da organização sindical, provavelmente, será possível verificar a opinião favorável dele a uma determinada organização ou mesmo sua participação em um sindicato.

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Em conclusão, este texto procura tratar sobre o uso da intranet e do e-mail da empresa por sindicatos. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Assim, é possível que o empregador controle e limite o uso da internet e o envio de mensagens pelo empregado, por exemplo instalando dispositivos de filtragem de sites, detecção de vírus e medição do tamanho das mensagens. 

A finalidade desse controle é a garantia da segurança da rede à ataques e a limitação dos riscos de abuso quanto ao uso pessoal da internet exagerado. 

Em regra, os e-mails têm uma natureza profissional. E, por isso o empregador pode realizar a leitura dos e-mails trocados e dos sites consultados por parte do empregado, na presença ou não deles. 

Ressalta-se que os favoritos do navegador não constituem um espaço pessoal ou privado do empregado e como tal, estão sujeitos ao controle do empregador também. 

Limites ao controle do empregador 

– É vedado ao empregador receber uma cópia automática de todas as mensagens enviadas ou recebidas pelos seus empregados por configurar um controle excessivo;

– Apenas em situações excepcionais é permitido ao empregador utilizar keyloggers – aplicativos de monitoramento das ações executadas no computador;

– Os registros de acesso a aplicações de internet a partir de um determinado endereço de IP (LOGS) devem ser conservados por um prazo máximo de 6 meses. 

– Ao empregado é garantido o sigilo e proteção dos e-mails pessoais, mesmo no ambiente de trabalho. A proteção dessas mensagens depende da sua identificação como pessoal, seja no assunto do e-mail ou local do armazenamento. Ressalta-se que não se aplica essa proteção a investigações ou decisões judiciais de quebra de sigilo.

– Em regra, os arquivos são de natureza profissional e o empregador tem livre acesso a eles, salvo se forem identificados como pessoais. Nesse caso, o empregador poderá acessá-los na presença do empregado, após sua autorização ou em caso de risco ou evento específico. 

– Não é permitido a transmissão dos identificadores e senhas do empregado ao empregador, pois são informações confidenciais. No entanto, é possível que o empregador exija a sua comunicação no caso de ausência do empregado e ele detenha na sua estação de trabalho informações essenciais.

Direito à informação

É recomendado que os órgãos representativos de classe sejam informados antes da implementação de um sistema de controle de atividades. 

Ademais, o empregador deve informar a cada empregado individualmente da sua finalidade; da fundamentação; dos destinatários; do período de conservação; do direito de oposição por razões legítimas; do seu direito de acesso e retificação; da possibilidade de peticionar uma reclamação à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD). 

Formalidades

Caso o empregador tenha nomeado um encarregado de proteção de dados (“data protection officer” – DPO), ele deve estar associado à implementação desses instrumentos de informática. 

Os diferentes sistemas de controle e ferramentas de TI devem ser registrados nas atividades de tratamento de dados pessoais. 

Recursos

Se houver o desrespeito a essas regras e for confirmado o monitoramento da navegação na internet do colaborador, é possível peticionar à ANPD, aos órgãos de fiscalização do trabalho ou ao Ministério Público. 

*As orientações acima têm como base o Regulamento Europeu, tendo em vista que a Lei Geral de Proteção de Dados é inspirada na lei europeia. E, quanto ao tema, a LGPD não estabelece os parâmetros no que tange o monitoramento da navegação na internet do colaborador. Além disso, nem a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) editou ainda seu regulamento sobre esta questão. 

Em conclusão, este texto procura tratar sobre se uma empresa pode efetuar o monitoramento da navegação na internet por parte de seu empregado e o que preconiza a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) nestas situações. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Sabe-se que a vigilância por vídeo pode ser um instrumento legítimo para garantia da segurança de bens e das pessoas. Entretanto, no que tange o monitoramento dos empregados no ambiente de trabalho, essa vigilância não pode ser constante e permanente. 

Dessa forma, não é permitido que câmeras filmem os empregados em sua estação de trabalho, salvo em circunstâncias excepcionais como empregados que lidam diretamente com dinheiro. Ademais, por respeito à vida privada, não se deve monitorar os locais de descanso dos funcionários nem os banheiros.

Quanto à possibilidade de acesso remoto às imagens, não é possível que o empregador se utilize das imagens de monitoramento para pontuar a qualidade do trabalho dos seus empregados e o acesso deve ser protegido. 

Veja também: Blog Solere: LGPD e uso de geolocalização em veículos de funcionários

Por fim, a gravação de som, além das imagens, é reservada para situações excepcionais e deve ser acionada apenas por iniciativa de um empregado, caso haja uma justificativa.

Acesso às imagens

Somente pessoas autorizadas, no exercício de suas funções, podem visualizar as gravações de vídeo. Esses responsáveis devem receber treinamento e serem conscientizados sobre as regras de vigilância por vídeo. 

Também se faz necessário adotar medidas de segurança que impeçam que qualquer um consiga visualizar as imagens.

Período de conservação das imagens

Cabe ao empregador definir o período de conservação das imagens de acordo com o objetivo perseguido com a vigilância. 

Em regra, se mostra suficiente a conservação por alguns dias, salvo nos casos de processos administrativos disciplinares ou judiciais. Nesses casos, as imagens devem ser extraídas e mantidas durante todo o procedimento.

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Por fim, o período máximo de conservação das imagens não deve ser fixado em função apenas da capacidade técnica de armazenamento do dispositivo de vigilância. 

Direito à informação

Qualquer interessado, seja empregado ou visitante, deve ser informado que o local é monitorado. 

A vigilância por vídeo deve ser informada por meio de aviso permanente, no local, de maneira visível. Além do símbolo da câmera de vigilância, o aviso deve indicar o motivo; o período de conservação das imagens; a identificação do encarregado de dados (DPO – Data Protection Officer); e, da existência dos direitos de proteção de dados pessoais. 

Para garantir que esse aviso continue legível, é permitido que as informações completas estejam dispostas para o conhecimento dos interessados por outro meio, preferencialmente no site do local.

Além das informações mencionadas, se faz necessário informar a base legal do tratamento de dados pessoais, os seus destinatários e qualquer outra informação adicional.

Formalidades

As formalidades dependem do local do monitoramento. 

• Em local aberto ao público

As câmeras de vigilância deverão ser autorizadas pela autoridade governamental responsável. 

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Caso o monitoramento de imagem importe na vigilância sistemática de larga escala de uma área acessível ao público, é necessário realizar uma avaliação de impacto. Essa avaliação demonstrará a necessidade e a proporcionalidade do sistema previsto aos objetivos perseguidos.

• Em local não aberto ao público

Não é necessário seguir as mesmas formalidades do local público. 

Apenas é necessário observar que se a empresa instalou as câmeras e designou um Encarregado de dados (DPO), ele deve estar associado à sua implementação. E, se a vigilância estiver sujeita a uma avaliação de impacto, o DPO deverá estar associado a ela também. 

Ademais, o empregador deve registrar o sistema de vigilância no registro de processamento de dados pessoais.

Recursos

Se o sistema de vigilância desrespeitar essas regras, é possível peticionar à ANPD – agência nacional de proteção de dados; aos órgãos de fiscalização do trabalho; à prefeitura; à polícia; ou ao Ministério Público. 

*As orientações acima têm como base o Regulamento Europeu, tendo em vista que a Lei Geral de Proteção de Dados é inspirada na lei europeia. E, quanto ao tema, a LGPD não estabelece os parâmetros nem a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) editou ainda seu regulamento.

Em conclusão, este texto procura tratar sobre a vigilância por vídeo e monitoramento no ambiente de trabalho de acordo com os preceitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

É necessário observar algumas regras acerca da sua utilização dessa ferramenta para que a privacidade dos empregados seja respeitada.

Veja também: Blog Solere: A LGPD e o controle de ponto biométrico em empresas

Finalidades e Limites dos dispositivos de geolocalização

A instalação desses dispositivos nos veículos utilizados pelos empregados visa:

– Rastrear, provar e faturar um serviço de transporte de pessoas, bens ou serviços diretamente relacionados ao uso de veículos;

– Garantir a segurança do empregado, das mercadorias e do veículo;

– Alocar melhor os recursos para os serviços a serem prestados;

– Monitorar a jornada de trabalho quando for o único meio possível de controle;

– Respeitar obrigação legal ou regulamentar que preveja a implementação desse tipo de dispositivo em razão do tipo de transporte ou à natureza das mercadorias transportadas; e,

– Controlar a observância das regras de utilização do veículo.

Quanto aos limites da sua utilização, entende-se que ele não pode ser usado para controle dos limites de velocidade nem monitorar o empregado o tempo todo. Em especial, é vedado o uso em veículos de empregados:

– Com liberdade para organizar seus trajetos – por exemplo, representante de vendas;

– Para acompanhar a movimentação dos representantes legais no âmbito do seu mandato;

– Para coletar a localização fora do expediente de trabalho ou intervalos;

– Para calcular o tempo de trabalho de empregados quando há outro meio para tanto.

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Garantias à privacidade

1) Direitos do empregado

O empregado tem direito de ser informado da instalação no seu veículo, bem como ter acesso aos dados gerados e registrados por ele.

É garantido ao empregado negar a instalação do dispositivo no seu veículo profissional, quando esse dispositivo desrespeitar os direitos previstos na LGPD.

Também é assegurado a possibilidade de desativar a coleta ou a transmissão da localização geográfica fora do horário de trabalho. Nesse caso, o empregador poderá controlar a quantidade ou a duração das desativações e, caso seja necessário, poderá pedir explicações ao condutor e sancioná-lo por eventuais abusos.

2) Destinatários específicos

O acesso às informações geradas pelo dispositivo de geolocalização deverá ser restrito aos agentes autorizados, ao empregador e àqueles a quem o cliente permitir.

Destaca-se que o nome do motorista deve ser resguardado do cliente por não ser uma informação de seu interesse, salvo se existe um interesse particular ou essencial.

3) Segurança

O empregador é obrigado a adotar medidas de segurança, como estabelecer uma política de autorização, troca de dados seguras, além do registro de acesso a dados e operações realizadas.

Recomenda-se também a elaboração de um estudo de risco sobre segurança de dados para definir as medidas mais adequadas.

Veja também: Blog Solere: LGPD e o monitoramento de funcionários no ambiente de trabalho

Ademais, as ferramentas ou os softwares desenvolvidos pelos prestadores de serviço permanecem sob a responsabilidade do empregador, que deve verificar o cumprimento das obrigações legais por eles, em especial medidas de segurança como cláusula contratual sobre as obrigações do subcontratado sobre a segurança e a confidencialidade dos dados.

4) Prazo de conservação dos dados coletados

As informações obtidas pelos dispositivos de geolocalização devem ser conservadas por um curto período, observando sempre a finalidade e necessidade da manutenção dos dados.

Informações fornecidas aos empregados

No âmbito da LGPD, cada empregado deve ser informado, para além da instalação do dispositivo de geolocalização, da identidade do controlador; a finalidade dos dados; o motivo; os destinatários dos dados do sistema de geolocalização; o período de conservação dos dados; de seus direitos como titular dos dados pessoais; e, da possibilidade de apresentar reclamação à ANPD.

Em conclusão, este texto procura tratar sobre como a LGPD regula o uso da geolocalização para monitoramento do veículo de funcionários de empresas. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Ao ser contratado, o empregador poderá coletar informações adicionais sobre o novo empregado úteis ao cargo, bem como para cumprir as suas obrigações legais e necessárias a organização administrativa da empresa.

Veja também: Blog Solere: Guia para proteção dos dados dos empregados

Acesso aos dados pessoais 

O acesso aos dados pessoais coletados deve ser limitado e controlado. 

Apenas pessoas envolvidas com o processo de seleção podem acessar as informações de um candidato e, quanto aos contratados, as informações dos empregados deve se restringir a equipe de recursos humanos. 

Aos supervisores desse empregado também é permitido o acesso a informações necessárias para o desenvolvimento de suas funções, como dados de avaliação e remuneração. Já os representantes de equipes têm acesso aos dados contidos sobre a equipe e seus integrantes, por exemplo nome dos empregados, cargo ocupado, data de admissão na empresa, entre outros. 

Os demais órgãos de conselho da empresa e sindicais podem obter determinadas informações para realizar seus objetivos institucionais. Nesses casos, o empregado deve ser informado do compartilhamento e não deve ser opor. 

Veja também: Blog Solere: Escuta e gravação de chamadas no ambiente de trabalho

Por fim, o empregador deverá garantir a segurança das informações de seus empregados e o controle de acesso restrito a pessoas autorizadas. Também é obrigação do empregador registrar todas as ações sobre dados pessoais executadas pelas pessoas autorizadas.

Garantias à privacidade

É dever do empregador informar previamente aos candidatos e aos empregados do uso de técnicas de recrutamento ou de cadastro das informações no arquivo do capital humano da empresa. 

O direito à informação dos candidatos e empregados abrange:

1. Identidade do responsável pelo arquivamento dos dados pessoais

2. Objetivo perseguido com os dados

3. Fundamentação legal

4. Natureza obrigatória ou facultativa do fornecimento dos dados e as eventuais consequências da não concessão.

5. Destinatários dos dados

6. Período de conservação dos dados

7. Condições para exercício dos direitos do titular de dados pessoais de oposição, acesso e retificação

8. Possibilidade de apresentar uma reclamação à ANPD

O candidato e o empregado têm direito de acesso aos dados pessoais fornecidos mediante simples demanda e não é necessário motivação. Diante do pedido, a empresa deve fornecer cópia dos dados que detém sobre eles (dados da seleção, histórico da carreira, remuneração, avaliação de suas competências, etc).

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Período de conservação dos dados

A conservação dos dados pessoais dos candidatos e empregados é limitado. 

No caso de candidatos não selecionados, o responsável pelo processo de seleção deve demandá-lo se tem interesse em manter seus dados cadastrados na empresa. Se não for seu desejo, a empresa deve excluir os dados pessoais do candidato. 

Quanto aos dados dos empregados, esses devem ser conservados enquanto pertencer aos quadros da empresa. Em caso de desligamento, algumas informações podem e devem ser conservadas pelo empregador, por exemplo recibos de pagamento.

Formalidades 

Se o empregador nomeou um DPO – profissional encarregado pela proteção de dados, ele deve estar associado à implementação do arquivamento de todos esses dados pessoais. 

Os diferentes arquivos de seleção e de gestão humana devem ser cadastrados no registro de atividade de tratamento de dados mantido pelo empregador.

Em conclusão, este texto procura tratar sobre a relação entre a LGPD & Recursos Humanos e seus impactos na coleta de dados de funcionários. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Imagem: Flickr

 Na gestão dos empregados:

 1. Demande de seus empregados apenas informações essenciais para a realização de suas funções

Evite solicitar dados sensíveis (atividade sindical, opiniões políticas, religião ou etnia). Caso o conhecimento desses dados seja necessário, surge para a empresa obrigações especiais. 

2. Garanta a confidencialidade e segurança desses dados pessoais

Diante da necessidade da empresa de obter e conservar informações particulares sobre seus funcionários – como dados bancários -, o conhecimento e o acesso a esses dados deve se restringir a pessoas autorizadas. Ademais, toda ação que for realizada com esses dados deve ser registrada (quem acessou, quando e o motivo). 

3. Informe seus empregados o motivo da solicitação

Sempre que solicitar dados pessoais aos seus empregados, informe a razão pela qual aquelas informações são necessárias. Por exemplo, atualização de dados administrativos, necessidade de treinamento, formulário de avaliação, etc. 

Veja também: LGPD & Recursos Humanos: orientações para a coleta de dados

4. Possibilite acesso a cópia dos dados pessoais arquivados do empregado 

A empresa deve fornecer a cópia dos dados pessoais que possui sobre o empregado quando esse solicitar, como a cópia da folha de pagamento; registro de chamadas; registro de leitor de cartões; e histórico de mensagens enviadas por e-mail profissional.

No recrutamento e seleção de novos empregados:

Durante um processo seletivo e entrevista de um novo empregado, a empresa deve:

1. Demandar apenas informações úteis relacionadas ao cargo a ser preenchido

2. Informar aos candidatos o que a empresa fará com os dados pessoais fornecidos, o período os manterá cadastrados e como se dará o exercício dos direitos do titular

3. Permitir aos candidatos o acesso aos dados fornecidos, além de possibilitar a exclusão ou retificação desses dados

4. Excluir as informações dos candidatos desclassificados assim que escolher o novo empregado, salvo na hipótese em que esses candidatos concordem em manter seus dados cadastrados no sistema por um período determinado.

Veja também: A LGPD e o controle de ponto biométrico em empresas

No controle da atividade dos empregados:

A empresa deve respeitar o direito à privacidade do seu empregado, bem como deve proteger seus dados pessoais. Para tanto:

1. Não abuse do seu poder  

2. A vigilância deve estar fundamentada em um interesse comercial legítimo, como inibir o uso muito pessoal da internet durante o horário de trabalho;

3. A segurança do local de trabalho não requer a vigilância permanente de seus funcionários, por exemplo a filmagem específica e constante das estações de trabalho; 

4. Não use um instrumento de monitoramento para outro objetivo oculto;

5. Informe a implementação de sistema de monitoramento, bem como quais serão os procedimentos adotados.

Veja também: A LGPD e a responsabilidade dos agentes com os dados pessoais

Na conscientização dos empregados:

A empresa deve conscientizar todos seus empregados quanto a proteção de dados pessoais dos clientes, fornecedores, prestadores de serviço, cidadãos e dos demais colegas de trabalho. Algumas recomendações a serem adotadas: 

1. Informe seus empregados sobre os direitos do titular dos dados pessoais, de forma que consigam identificar com facilidade o direito objeto da demanda e o procedimento adequado a ser aplicado àquela solicitação.

2. Conscientize seus empregados sobre as regras internas de gestão de dados pessoais.

Instrua sobre a importância da proteção, de que não é permitido divulgar dados a terceiros não autorizados, bem como que os arquivos de dados pessoais são restritos as pessoas autorizadas, dentre outras regras. 

3. Reforce o conhecimento sobre as regras básicas de segurança, como complexidade do login e senha pessoal e necessidade de bloqueio do computador quando o empregado não estiver na sua estação de trabalho. 

Em conclusão, este texto procura tratar sobre como as empresas devem realizar a proteção dos dados de seus empregados seguindo as regras da LGPD. Este artigo é uma iniciativa da LGPD Soluções para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Imagem: Shutterstock

Em casos excepcionais, é possível, inclusive, o uso desses dispositivos de áudio para provar a celebração de um contrato ou a conclusão de uma transação. 

Contudo, essa coleta e processamento de dados está restrita as informações necessárias ao fim perseguido (dados de identificação do empregado e do avaliador, informações técnicas relacionadas à chamada, avaliação profissional do empregado, etc.), sendo permitida a elaboração de relatórios com os mesmos fins.

Limites à escuta e à gravação de chamadas

O empregador deve escolher o meio menos invasivo à privacidade do empregado e proporcional ao seu objetivo. Logo, a escolha pela instalação e uso desses dispositivos está limitada a ausência de outro meio eficaz.

Ademais, não é permitido ao empregador instalar um dispositivo de escuta ou gravação telefônica de maneira permanente ou sistemática, salvo previsão legal.

Veja também: Blog Solere: Guia para proteção dos dados dos empregados

Garantias à privacidade

O empregador deve fornecer aos seus empregados e representantes linhas telefônicas não conectadas ao dispositivo de monitoramento de áudio ou uma forma que permita ao empregado impedir a escuta ou gravação para realização de chamadas pessoais. 

O acesso às informações coletadas deve ser limitado às áreas envolvidas com o fim perseguido. Assim, deve-se conceder acesso apenas pessoas habilitadas e autorizadas. 

A adoção de medidas de segurança no tratamento desses dados pessoais também é obrigatória. Dentre elas, é imperativo o estabelecimento de autorizações de acesso aos registros com rastreabilidade das ações executadas.

Salvo previsão específica, o prazo máximo de conservação das gravações é de 6 meses. Quanto aos documentos e relatórios gerados a partir dos dados coletados, o prazo de conservação é de até um ano.

Direito à informação

Os órgãos de classe devem ser informados e consultados do desejo do empregador de instalar dispositivos de escuta e gravação de chamadas na empresa.

Veja também: Blog Solere: LGPD & Recursos Humanos: orientações para a coleta de dados

Já os empregados e os interlocutores dessa relação – por exemplo, os clientes – tem o direito de saber sobre a existência do dispositivo; o responsável pelo tratamento dos dados; o objetivo; a base jurídica do dispositivo – obrigação legal ou interesse legítimo do empregador; os seus destinatários; o prazo de conservação; o direito de oposição, se presentes motivos legítimos;  o direito de acesso e de retificação; e, a possibilidade de peticionar uma reclamação à ANPD;

Ademais, os empregados devem ser informados dos prováveis períodos em que serão ouvidas ou registradas as suas ligações. 

Especificamente quanto a comunicação dos interlocutores, a informação sobre a escuta e a gravação deve ser realizada em duas etapas. Primeiro, deve-se comunicar, logo no início da ligação, sobre a existência de dispositivo de escuta e gravação da ligação; o motivo desse monitoramento do áudio; e, a possibilidade de oposição. Em seguida, deve-se informar o local em que é possível obter informações exaustivas sobre o assunto.

Formalidades 

Caso o empregador tenha nomeado um encarregado de proteção de dados (data protection officer – DPO), ele deve estar associado à implementação deste sistema de escuta e gravação de chamadas. 

Por fim, o empregador deve registrar esse dispositivo no registro de atividades de tratamento de dados pessoais. 

Veja também: Blog Solere: A LGPD e o controle de ponto biométrico em empresas

(As orientações acima têm como base o Regulamento Europeu, tendo em vista que a lei europeia foi fonte de inspiração para a Lei Geral de Proteção de Dados. E, quanto ao tema, a LGPD não estabelece os parâmetros nem a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) não editou o regulamento nacional)

Em conclusão, este texto procura tratar se é possível que as empresas façam o monitoramento de seus empregados sob a ótica da LGPD. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

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Dessa forma, é necessário estabelecer limites do seu uso para preservar os direitos e liberdade daqueles que sofrem esse controle.

O empregador tem a sua disposição instrumentos de controle biométrico ou não. Ambos são eficazes na gestão dos horários e permanência de seus empregados. 

Veja também: Blog Solere: Guia para proteção dos dados dos empregados

Essas ferramentas de controle de acesso individual visam garantir a segurança de entrada e saída nos estabelecimentos da empresa e dos locais em que há a necessidade de restrição na circulação de pessoas – seja de visitantes como de empregados. 

Limites e Garantias

Como garantia à privacidade do empregado, o sistema de controle não pode ser usado para controlar o deslocamento interno do empregado dentro do seu local de trabalho. 

Quanto aos dados pessoais coletados, o acesso a essas informações deve ser restrito a pessoas autorizadas da equipe de gestão de recursos humanos, financeira ou de segurança. 

Período de Conservação

Recomenda-se a conservação dos dados relativos ao controle de acesso por três meses a contar do seu registro. Quanto aos dados usados no monitoramento do horário de trabalho, incluindo os relacionados a faltas, aconselha-se a sua manutenção nos arquivos da empresa por 5 anos. 

Veja também: Blog Solere: LGPD e uso de geolocalização em veículos de funcionários

Direito à Informação

O empregado que sofre o controle, titular dos dados pessoais, tem direito de ser informado da finalidade do controle; da sua base legal; dos destinatários dos dados; do período de conservação dos dados; de seu direito de oposição, de acesso e de retificação; e, da possibilidade de fazer uma reclamação à ANPD. 

Essas informações devem ser passadas ao empregado no momento da celebração do contrato de trabalho ou prestação de serviço. 

Medidas de Segurança

É imprescindível a adoção medidas de segurança relativas ao acesso aos dados desse sistema de controle. Dentre elas, recomenda-se que o empregador institua uma política de autorização, troca de dados seguras, registro de acesso aos dados e das operações realizadas. 

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A elaboração de um estudo de risco de segurança de dados para definir as medidas adequadas também é indicada, especialmente quando um dispositivo biométrico é implementado. 

Formalidades

O controle de acesso sem biometria deve ser privilegiado sempre que um sistema de crachás seja suficiente ou o local de trabalho não seja vulnerável/sensível.

No caso de opção pelo controle de ponto biométrico, o sistema deve estar sujeito a uma avaliação de impacto na proteção de dados no âmbito da LGPD. Isso permitirá identificar quais são os riscos associados aos dados pessoais envolvidos pelo dispositivo e reduzir a probabilidade ou a sua gravidade. 

Sobre o armazenamento dos dados gerados pelo controle de ponto biométrico, aconselha-se ao empregador a usar um suporte individual. 

Ademais, se a empresa nomeou um encarregado de proteção de dados (data protection officer – DPO), ele deve estar associado à implementação deste sistema de controle. 

Por fim, o empregador deve registrar esse dispositivo de controle em seu registro de atividades de tratamento de dados pessoais. 

(As orientações acima têm como base o Regulamento Europeu, tendo em vista que a lei europeia foi fonte de inspiração para a Lei Geral de Proteção de Dados. E, quanto ao tema, a LGPD não estabelece os parâmetros nem a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) não editou o regulamento nacional.) 

Em conclusão, este texto procura tratar sobre quais são os impactos da LGPD no que tange o controle de ponto biométrico de uma empresa. Este artigo é uma iniciativa do Solere – Data Protection Compliance para esclarecer diversos temas relacionados à dados pessoais e a proteção deles. Somos especializados em direito empresarial e somos certificados Data Protection Officer (DPO) pelo Bureau Veritas. Conheça nossos serviços e veja como podemos ajudar a sua empresa se adequar à LGPD e não sofrer penalidades.

Imagem: ThinkStock